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Elektronisches Dokument, elektronischer Rechtsverkehr seit 1.1.2022

 

Vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen, schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen der Parteien sowie schriftlich einzureichende Auskünfte, Aussagen, Gutachten, Übersetzungen und Erklärungen Dritter können nach Maßgabe der folgenden Absätze als elektronische Dokumente bei Gericht eingereicht werden. Das elektronische Dokument muss für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein.

§ 130d ZPO Fassung 1.1.2022:
Vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen, die durch einen Rechtsanwalt, durch eine Behörde oder durch eine juristische Person des öffentlichen Rechts einschließlich der von ihr zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben gebildeten Zusammenschlüsse eingereicht werden, sind als elektronisches Dokument zu übermitteln. Ist dies aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich, bleibt die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. Die vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen; auf Anforderung ist ein elektronisches Dokument nachzureichen.

» Technische Gründe im Sinne von § 130d Satz 2 ZPO liegen nur bei einer Störung der für die Übermittlung erforderlichen technischen Einrichtungen vor, nicht dagegen bei in der Person des Einreichers liegenden Gründen (hier: Erkrankung).1

» Ist es dem Rechtsanwalt bereits im Zeitpunkt der Ersatzeinreichung eines Schriftsatzes möglich, die vorübergehende technische Unmöglichkeit der elektronischen Übermittlung des Dokuments darzulegen und glaubhaft zu machen, hat dies mit der Ersatzeinreichung zu erfolgen; in diesem Fall genügt es nicht, wenn der Rechtsanwalt die Voraussetzungen für eine Ersatzeinreichung nachträglich darlegt und glaubhaft macht.2

» § 130d Satz 2 ZPO stellt auf die vorübergehende technische Unmöglichkeit im Zeitpunkt der beabsichtigten Übermittlung des elektronisch einzureichenden Dokuments ab. Der Prozessbevollmächtigte, der aus technischen Gründen gehindert ist, einen fristwahrenden Schriftsatz elektronisch einzureichen, ist, nachdem er die zulässige Ersatzeinreichung veranlasst hat, nicht mehr gehalten, sich vor Fristablauf weiter um eine elektronische Übermittlung zu bemühen.3


Das elektronische Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden. Dies gilt nicht für Anlagen, die vorbereitenden Schriftsätzen beigefügt sind (§ 130a Abs. 3 ZPO).

Ein elektronisches Dokument kann elektronisch nur auf einem sicheren Übermittlungsweg zugestellt werden (§ 173 ZPO Fassung 1.1.2022 siehe Synopse Zustellung eRV hier).

Einen sicheren Übermittlungsweg für die elektronische Zustellung eines elektronischen Dokuments müssen gem. § 173 ZPO Fassung 1.1.2022 eröffnen:

  • Rechtsanwälte, Notare, Gerichtsvollzieher sowie Behörden, Körperschaften oder Anstalten des öffentlichen Rechts.
Einen sicheren Übermittlungsweg für die elektronische Zustellung eines elektronischen Dokuments sollen gem. § 173 ZPO Fassung 1.1.2022 eröffnen:
  • Steuerberater und sonstige in professioneller Eigenschaft am Prozess beteiligte Personen, Vereinigungen und Organisationen, bei denen von einer erhöhten Zuverlässigkeit ausgegangen werden kann. Darunter fallen z. B. auch Inkassobüros, Verbraucherzentralen, Gewerkschaften, Sozialverbände, aber auch Dolmetscher, Betreuer. Für diese "Gruppe" ist dann das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach vorgesehen (siehe hier).
Seit dem 1.1.2023 müssen dann auch Steuerberater einen sicheren Übermittlungsweg eröffnet haben (über ein eBO).

Ab dem 1.1.2024
müssen dann auch andere Vereinigungen, Organisationen (sonstige in professioneller Eigenschaft am Prozess beteiligte Personen, Vereinigungen und Organisationen, bei denen von einer erhöhten Zuverlässigkeit ausgegangen werden kann) einen sicheren Übermittlungsweg (über ein eBO) nutzen, siehe hier-klick. § 173 ZPO Fassung ab 1.1.2024 zielt darauf ab, Personen, Vereinigungen und Organisationen, die aufgrund und im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit regelmäßig mit dem Gericht kommunizieren, in den elektronischen Rechtsverkehr einzubinden, allerdings eine abschließende Liste gibt es nicht. Doch was sind professionelle Personen, die die elektronische Zustellung gegen EB ermöglichen sollen? Hier-klick finden Sie eine nicht abschließende Liste. Bitte beachten Sie auch die Rechtsprechung, die Sie dort auch finden. Im Übrigen ist das kostenfreie eBO für Bürger nun seit 12. Oktober 2023 in der Pilotphase online.

Bitte beachten Sie die kleine Synopse zu § 173 ZPO hier, denn dort steht, wann zu welchem Zeitpunkt wer auf welcher Grundlage einen sicheren Übermittlungsweg zu nutzen hat.

Was sind sichere Übermittlungswege?
Sichere Übermittlungswege seit 1.1.2022 sind gem. § 130a ZPO Fassung 1.1.2022:

  1. der Postfach- und Versanddienst eines De-Mail-Kontos, wenn der Absender bei Versand der Nachricht sicher im Sinne des § 4 Abs. 1 Satz 2 De-Mail-Gesetz angemeldet ist und er sich die sichere Anmeldung gemäß § 5 Abs. 5 De-Mail-Gesetz bestätigen lässt,
  2. der Übermittlungsweg zwischen dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach nach § 31a BRAO oder einem entsprechenden, auf gesetzlicher Grundlage errichteten elektronischen Postfach und der elektronischen Poststelle des Gerichts,
  3. der Übermittlungsweg zwischen einem nach Durchführung eines Identifizierungsverfahrens eingerichteten Postfach einer Behörde oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts und der elektronischen Poststelle des Gerichts,
  4. der Übermittlungsweg zwischen einem nach Durchführung eines Identifizierungsverfahrens eingerichteten elektronischen Postfach einer natürlichen oder juristischen Person oder einer sonstigen Vereinigung und der elektronischen Poststelle des Gerichts,
  5. der Übermittlungsweg zwischen einem nach Durchführung eines Identifizierungsverfahrens genutzten Postfach- und Versanddienst eines Nutzerkontos im Sinne des § 2 Abs. 5 des OZG* und der elektronischen Poststelle des Gerichts.

*OZG=Onlinezugangsgesetz = die Interaktion zwischen Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen mit der Verwaltung.

 

Punkte 1 und 2 sind für Rechtsanwälte offen, allerdings wird seit 1.1.2022 der De-Mail-Verwand in der Praxis kaum mehr eine Rolle spielen. Denn gem. § 31a BRAO ist der Rechtsanwalt als Inhaber eines besonderen elektronischen Anwaltspostfachts verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen.


Die elektronischen Postfächer laufen
oder werden laufen über das EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach). Dahinter verbirgt sich eine elektronische Kommunikationsinfrastruktur für die verschlüsselte Übertragung von Dokumenten und Akten zwischen authentifizierten Teilnehmern.4

Wichtig!
Gem. § 2 Abs. 1 ERVV ist das elektronische Dokument im Dateiformat PDF zu übermitteln. Die in § 2 Abs. 1 ERVV Fassung bis 31.12.2021 geforderte "Durchsuchbarkeit" von PDF-Dokumenten ist zum 1.1.2022 weggefallen. Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden. Der entsprechende Passus wurde gestrichen, siehe "Synopse Zustellung eRV 1.1.2022" hier. Die "Durchsuchbarkeit" zu gewährleisten war stets das Problem bei Bildern, Logos oder eingescannten Unterschriften in den PDF-Dokumenten.

Das elektronische Dokument soll den auf www.justiz.de bekanntgemachten technischen Standards entsprechen:

  • die Versionen der Dateiformate PDF und TIFF (nur wenn Verluste bei der Darstellung im PDF-Dokument vorhanden wären) und
  • die technischen Eigenschaften der elektronischen Dokumente.

Bei Übermittlung eines strukturierten maschinenlesbaren Datensatzes gemäß § 5
Abs. 1 Nr. 2 ERVV ist seit dem 31.10.2021 die XJustiz-Nachricht „uebermittlung_schriftgutobjekte“ in der XJustiz-Version 3.2 zu verwenden. Diese löst die bis zum 30.10.2021 gültige Version 2.4 ab.5

Achtung! Es ist seit 1.1.2022 nicht mehr nötig,6 dass der Dateiname des elektronischen Dokuments schlagwortartig den Inhalt des Dokuments wiedergibt. § 2 Abs. 2 ERVV wurde neu geregelt. Mithin soll das elektronische Dokument lediglich den Standards nach § 5 Abs. 1 Nr. 1 und 6 ERVV entsprechen (PDF, TIFF, technische Eigenschaften elektronischer Dokumente). Zu letzterem bestimmt die Bundesregierung durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates technische Rahmenbedingungen für die Übermittlung und die Eignung zur Bearbeitung durch das Gericht. Sinnvoll ist es m. E. jedoch, den Inhalt kurz zu beschreiben, z. B. Klageschrift, Berufungsschrift, Klagebegründungsschrift, Anlage 1 Darlehensvertrag, Anlage 2 Kündigung usw.

§ 2 Abs. 2 ERVV a. F. vom bis 31.12.2021:7 Der Dateiname soll den Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig umschreiben und bei der Übermittlung mehrerer elektronischer Dokumente eine logische Nummerierung enthalten.

§ 2 Abs. 2 ERVV n. F. seit 1.1.2022:6 Das elektronische Dokument soll den nach § 5 Absatz 1 Nummer 1 und 6 bekanntgemachten technischen Standards entsprechen.

» Mit der Vergabe eines sinnvollen Dateinamens ist nicht nur der Reduzierung des Aufwands für Gerichte bei der Führung einer elektronischen Akte gedient, sondern auch dem Rechtsanwalt, der Fehlerquellen bei der Übermittlung fristgebundener Schriftstücke auf elektronischem Wege möglichst zu eliminieren gesucht. Bei der Vergabe eines „sinnvollen“ Dateinamens, der ohne Weiteres auch Rückschlüsse auf den Inhalt des Dokuments zulässt, kann sich der sorgfältige beA-Nutzer an den formalen Anforderungen der am 20.09.2017 erlassenen Verordnung der Bundesregierung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung - ERVV) orientieren. Zu den formalen Anforderungen an elektronische Dokumente sieht § 2 Abs. 2 ERVV vor: Der Dateiname soll den Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig umschreiben und bei der Übermittlung mehrerer elektronischer Dokumente eine logische Nummerierung enthalten. Der Dateiname des Schriftsatzes soll der üblichen Bezeichnung in der jeweiligen Prozessordnung entsprechen, also beispielsweise als Klageschrift, Klageerwiderung, Berufungs- oder Revisionsschrift oder Kostenfestsetzungsantrag bezeichnet werden. Der Schriftsatz und die Anlagen sollen neben der Inhaltsbezeichnung durch die Voranstellung einer Nummerierung (etwa 01, 02, 03 …) geordnet werden.7


Anmerkung: Die ERVV wurde am 27.11.2017 erlassen, vom 20.9.2017, wie das Gericht es oben geschrieben hatte, ist der Regierungsentwurf dazu. Zudem ist anzumerken, dass es um einen Kostenfestsetzungsbeschluss aus dem Jahr 2022, gegen den der Rechtsanwalt am 25.5.2022 Beschwerde eingelegt hatte ging. Dem Rechtsanwalt wird vorgeworfen, nicht erkennbar gemacht zu haben, um was es bei dem beigefügten beA-Anhang ging. Der Rechtsanwalt hatte lediglich den Namen des Beschwerdeführers als Dateinamen verwendet und diesen zudem mit Bindestrichen versehen. Stichtag für das neue ERVV war jedoch der 1.1.2022, so dass der Rechtsanwalt m. E. keine Probleme hätte bekommen dürfen.


» Rechtsprechung dazu:

1 BGH, Beschluss vom 25.1.2023, AZ: IV ZB 7/22
2 BGH, Beschluss vom 17.11.2022, AZ: IX ZB 17/22
3 BGH, Urteil vom 25.5.2023, AZ: V ZR 134/22
4 https://egvp.justiz.de/
5 Bundesanzeiger Bekanntmachung vom 30.12.2020
https://justiz.de/laender-bund-europa/elektronische_kommunikation/bundesanzeiger_30_12_2020.pdf
6

Gesetz zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten,

BGBl. Teil I Nr. 71 vom 5.10.2021

7 BGBl. Teil I S. 3803
8 BGBl. Teil I S. 4607
9 LG Limburg, Beschluss vom 16.4.2024, AZ: 2 Qs 123/23

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Konstanze Halt
Rechtsanwaltsgehilfin, Autorin, Referentin